Wie nutze ich die Docu Box?

Die Docu Box ist die zentrale Dokumentenablage. Der Aufbau der Docu Box ist vergleichbar mit Google Drive oder Dropbox. Mithilfe der Docu Box können Sie Ihren Kunden auf einfache Art und Weise sämtliche Dokumente zur Verfügung stellen, die Sie ihnen während des Projektes zukommen lassen möchten.

Ihre Kunden finden diesen unter dem Menüpunkt "Docu Box". Hier sind sämtliche Unterlagen, die Sie Ihnen zur Verfügung stellen zur Vorschau und zum Herunterladen. Die Inhalte können Sie jederzeit aktualisieren. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit Lesebestätigungen vom Kunden einzufordern.

Die Docu Box ist so eingestellt, dass Ihre Kunden und nur die Dokumente in dem eigenem "Wohnungsordner" sowie alle Dokumente im Allgemeinem Ordner einsehen können. 

Als Projektmanager finden Sie im Projekt Dashboard den Menüpunkt "Docu Box". Unter diesem können Sie die Docu Box Ihrer Kunden bearbeiten, Dokumente hinzufügen, löschen oder aktualisieren und bestimmen, für wen die Dokumente sichtbar sind.

In der Docu Box befinden sich verschiedene Ordner mit unterschiedlichen Sichtbarkeiten und Berechtigungen. Sie können Dokumente den unterschiedlichen Ordnern hinzufügen.

Wählen Sie den gewünschten Zielordner, klicken Sie auf den Button “Dateien auswählen” in der Mitte des Bildschirms und wählen Sie die Datei(en) welche Sie hochladen möchten.

Option 2:

Sie können eine oder mehrere Dateien mittels Drag-and-Drop in die Mitte des Bildschirms ziehen und erste dann in die jeweiligen Ordner verschieben, ohne dabei den Ordner aufzumachen. Dies ist besonders ratsam wenn Sie mehrere Dateien haben und diese noch nicht sortiert sind. 

Wenn Kunden Dokumente hochladen, dann werden diese immer im Ordner “KUNDENUPLOADS” hochgeladen. Bei Klick auf den Button findet der Projektmanager hier nun alle Dokumente, die von allen Kunden hochgeladen wurden. Der Hintergrund ist, dass Uploads von Kunden von jemandem geprüft werden müssen und zur weiteren Verarbeitung in die Unterordner verschoben werden können. Wenn ein Käufer ein Dokument hochlädt, wird ihm eine Pop-up Nachricht: “Ihr Dokument wurde erfolgreich hochgeladen. Dies muss jetzt geprüft werden.” angezeigt.

Ganz oben links finden Sie den Button “NEW". Mit einem Klick darauf erstellen Sie eine neue Kategorie, die nun in der Liste aufscheint. Hält man den Zeiger über die Kategorie, erscheint das Symbol "Stift". Mit Klick auf dieses kann die Kategorie umbenannt werden.

Die Sichtbarkeit kann man auf der rechten Menüseite einsehen und ggfs. ändern. Anordnung der sichtbaren Dokumente ist entweder auch in der rechten Menüseite änderbar beziehungsweise kann man nach dem Benutzernamen, der das Dokument hochgeladet hat sortieren. Dafür klicken Sie bitte auf den Titel "Benutzer". 

Ja, der Käufer bekommt eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn ein neues Dokument in seiner Docu Box abgelegt wird und verpasst somit keine wichtigen Informationen.

Ja, das System überprüft vor dem Hochladen den Format der ausgewählten Datei. Entspricht diese nicht den internen Vorgaben, so wird die Datei zu Ihrem bzw. zum Schutz des Systems nicht hochgeladen.

Als Standardauswahl sind die nachfolgenden Formate zugelassen und können bei Bedarf noch durch unser Entwicklerteam weiter eingeschränkt werden:

.png, .jpg, .pdf, .ppt, .doc,.xls, .dxf, .ps, .eps, .xps, .psd, .tif, .tiff, .bmp, .svg, .pages, .ai, .dxf, .ttf, .txt, .mp3, .mp4

Weiters kann auch die Größe von Dokumenten beliebig angepasst und eingeschränkt werden. Die genannten Punkte können aber jederzeit während des Projektablaufs nach Ihren Wünschen angepasst und adaptiert werden.

Wenn Sie ein Dokument, welches sich bereits in der Docu Box befindet, in einen weitere Wohnungsordner hinzufügen und daher duplizieren wollen, müssen Sie folgende Schritte durchführen: