Anfragenbearbeitung - Empfohlener Workflow für Anfragen & Bemusterungen

Zielgruppe: Projektmanager & Projektadmins
Zweck: Einheitliche und korrekte Nutzung der Statusoptionen für Anfragen und Bemusterungen

1. Überblick: Statusprozess für Anfragen & Bemusterungen

Für die Bearbeitung von Anfragen und Bemusterungen ist folgender Statusprozess vorgesehen:

1. Neue Anfrage / Neue Bemusterung

2. Interne Prüfung

3. Externe Prüfung

4. Prüfung abgeschlossen

5. Angebot zur Freigabe

6. Angebot freigegeben

7. Anfrage zur Ausführung

8. Storniert / Abgebrochen

9. Fertiggestellt

Diese Status sollten in der angegebenen Reihenfolge verwendet werden.

E-Mail-Logik pro Status (Status-E-Mail, Custom E-Mail, Deadline E-Mail)

Jede Statusoption im Anfrage-/Bemusterungsprozess besteht grundsätzlich aus bis zu drei E-Mail-Bausteinen, die unterschiedliche Zwecke erfüllen:

1) Status-E-Mail (automatisch, immer an den Kunden)

• Die Status-E-Mail wird beim Setzen eines Status automatisch ausgelöst, sofern sie aktiv ist.

• Sie wird immer an den Endkunden versendet.

• Sie kann nicht “on the fly” deaktiviert werden (d. h. beim Statuswechsel gibt es keine kurzfristige Opt-out-Option).

• Zweck: Den Kunden transparent über die Statusänderung informieren
  (z. B. „Ihre Anfrage befindet sich nun im Status "internere Prüfung“).

2) Custom E-Mail (optional, manuell vor dem Versand konfigurierbar)

• Die Custom E-Mail ist nicht zwingend an den Statuswechsel gekoppelt.

• Sie kann vor dem Auslösen des Status optional versendet oder auch weggelassen werden.

• Inhalte können vor dem Versand angepasst werden (z. B. individueller Inhalt, Header, angehängte Dokumente).

• In der Custom E-Mail kann eine Deadline (Frist) gesetzt und kommuniziert werden.

3) Deadline E-Mail (automatisch, wenn die Frist abläuft)

• Die Deadline E-Mail ist mit der in der Custom E-Mail gesetzten Deadline verknüpft.

• Sie wird automatisch ausgelöst, sobald die Frist abläuft.

• Zweck: Erinnerung / Eskalation, falls bis zur Deadline keine Rückmeldung oder Aktion erfolgt ist.

Wichtig: Empfänger für Deadline E-Mails

• Die Empfänger (Recipients) der Deadline E-Mails müssen bereits im Setup festgelegt und intern abgestimmt werden.

• Hintergrund: Deadline E-Mails werden bei Fristablauf automatisch verschickt – die Empfänger sollten daher vorab klar definiert sein (z. B. Projektteam-Postfach, verantwortliche Rolle, externe Prüfergruppe).

2. Neue Anfrage / Neue Bemusterung

Dieser Status wird automatisch ausgelöst, sobald:

• ein Kunde ein Sonderwunschformular absendet oder

• ein Konfigurator abgeschlossen wird.

Bedeutung:

• Eine neue Anfrage oder Bemusterung ist eingegangen

• Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung

• Die Anfrage ist bereit zur Prüfung im Backend

3. Interne Prüfung / Externe Prüfung

Nach Sichtung der Anfrage im Backend können Sie diese zur weiteren Klärung weiterleiten:

• Interne Prüfung
  → z. B. an interne Fachabteilungen

• Externe Prüfung
  → z. B. an Nachunternehmer oder Generalunternehmer

Besonderheiten:

• Der Empfänger erhält eine vordefinierte, von Ihnen anpassbare E-Mail

• Sie können:

  • eine Frist (Deadline) setzen

  • optional den Audit-Link mitsenden

Audit-Link (optional)

• Ermöglicht Feedback pro Position

• Kommentare, Dokumenten-Uploads und Rückmeldungen sind möglich

• Ideal für strukturierte Rückmeldungen ohne System-Login

4. Prüfung abgeschlossen

Sobald alle Rückmeldungen aus der internen und/oder externen Prüfung vorliegen:

• setzen Sie den Status Prüfung abgeschlossen

• dient der internen Dokumentation

• signalisiert, dass alle notwendigen Informationen vorliegen

5. Angebot zur Freigabe

Nachdem alle Rückmeldungen in die Anfrage eingearbeitet wurden:

• wählen Sie den Status Angebot zur Freigabe

• der Kunde erhält automatisch eine E-Mail

• das automatisch generierte Sonderwunschangebot ist angehängt

• die E-Mail enthält Informationen, wie das unterschriebene Angebot zurückgesendet werden soll

  • Via MessageBox oder via DocuBox

6. Angebot freigegeben

Sobald das unterschriebene Angebot vom Kunden vorliegt:

• setzen Sie den Status Angebot freigegeben

• dient der formalen Freigabe und Dokumentation

• Grundlage für die anschließende Ausführung

7. Anfrage zur Ausführung

Zur Vorbereitung der Umsetzung:

• wählen Sie den Status Anfrage zur Ausführung

• versenden Sie über die Custom E-Mail:

  • alle relevanten Informationen

  • Pläne, Angebote und Zusatzdokumente

• adressieren Sie diese E-Mail an die ausführenden Unternehmen

8. Fertiggestellt

Nachdem:

• die ausführenden Unternehmen die Auftragsannahme bestätigt haben oder

• die Rückmeldung zur Umsetzung erfolgt ist,

können Sie abschließend den Status Fertiggestellt setzen.

9. Storniert / Abgebrochen

• Wird verwendet, wenn eine Anfrage oder Bemusterung nicht weiterverfolgt wird

• Dient der sauberen Dokumentation im System

10. Wichtige Hinweise

• Nutzen Sie Statusänderungen bewusst, da sie automatische E-Mails auslösen

• Dokumentieren Sie Zwischenschritte klar über Status 

• Halten Sie den Status stets aktuell, um Transparenz für alle Beteiligten sicherzustellen
   

So versendest du eine Custom E-Mail (oder eben nicht)

Um eine Custom E-Mail zu versenden, gehe wie folgt vor:

1. Wähle in der Statusübersicht den gewünschten Status aus.

2. Rechts neben der Statusliste erscheint ein Bereich mit:

   • einem Deadline-Feld und

   • dem Button „E-Mail senden“

3. Wichtig: Um die Custom E-Mail tatsächlich auszulösen, musst du auf „E-Mail senden“ klicken.

4. Im darauf folgenden Fenster nimmst du bei Bedarf Anpassungen vor (Text, Empfänger, Anhänge, etc.).

5. Schließe anschließend das Popup unten rechts mit „Save“.

6. Erst danach solltest du den Status final setzen, indem du oben rechts auf „Anfrage aktualisieren“ klickst (damit wird der Status ausgelöst).

Wenn du keine Custom E-Mail versenden möchtest:
Dann überspringe den Schritt „E-Mail senden“ vollständig und speichere kein Popup. Setze den Status direkt über „Anfrage aktualisieren“.

So setzt man eine Frist:

So setzt man eine First im Status. Wenn ein Frist gesetzt ist taucht diese auch in der Custom E-Mail auf: