DocuBox - Wie nutze ich die Docu Box?

Was ist die DocuBox?

Die DocuBox ist die zentrale Dokumentenablage für Ihr Projekt. Sie funktioniert ähnlich wie Google Drive oder Dropbox und ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden alle relevanten Unterlagen bereitgestellt, aktuell und übersichtlich zur Verfügung zu stellen.

Ihre Kunden finden die DocuBox im Menüpunkt „Docu Box“. Dort können sie die für sie freigegebenen Dokumente ansehen (Vorschau) und herunterladen. Inhalte können von Ihnen jederzeit aktualisiert werden.

Sichtbarkeit:
Kunden sehen standardmäßig nur:

die Dokumente in ihrem persönlichen Ordner sowie
die Dokumente im Ordner „Allgemeine Unterlagen“ & "Handbücher & Nutzungshinweise".

Ansicht der DocuBox im Frontend (Kundenansicht):

Wo kann die Docu Box bearbeitet werden?

Als Projektmanager finden Sie im Projekt Dashboard den Menüpunkt "Docu Box". Unter diesem können Sie die Docu Box Ihrer Kunden bearbeiten, Dokumente hinzufügen, löschen oder aktualisieren und bestimmen, für wen die Dokumente sichtbar sind.

In der Docu Box befinden sich verschiedene Ordner mit unterschiedlichen Sichtbarkeiten und Berechtigungen. Sie können Dokumente den unterschiedlichen Ordnern hinzufügen.

Dateien hinzufügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, neue Dateien hochzuladen:

Option 1: Über „Dateien auswählen“
Wählen Sie den gewünschten Zielordner aus und klicken Sie in der Mitte des Bildschirms auf „Dateien auswählen“. Anschließend wählen Sie die Datei(en) aus, die Sie hochladen möchten.

Option 2: Per Drag-and-Drop
Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien per Drag-and-Drop in die Mitte des Bildschirms. Die Dateien können anschließend in die gewünschten Ordner verschoben werden, ohne den Ordner zuvor öffnen zu müssen.
Diese Methode eignet sich besonders, wenn Sie mehrere noch unsortierte Dateien hochladen möchten.

Sichtbarkeit von Ordnerinhalten prüfen

Bitte beachten Sie: Dokumente, die Sie in die Ordner „Allgemeine Unterlagen“ und/oder „Handbücher“ hochladen, sind für alle Benutzer einsehbar.

Bei persönlichen Unterlagen ist der Ordner nur für den jeweiligen Kunden sichtbar der dem entsprechenden Objekt zugewiesen ist.

Die aktuelle Einstellung können Sie jederzeit rechts im Menü unter „Sichtbarkeit“ & "Objetkt-Einstellungen" überprüfen.

Öffentliche Ordner und phasenbasierte Sichtbarkeit

Öffentliche Ordner (also Ordner, die keinem bestimmten Objekt zugewiesen sind) können mit phasenbasierten Sichtbarkeitseinstellungen versehen werden.

Dabei legen Sie fest, in welchen Objektphasen ein öffentlicher Ordner für Nutzer sichtbar ist. Der Ordner wird dann nur für jene Objekte angezeigt, die sich aktuell in der definierten Phase befinden.

Verfügbare Objektphasen:

Vertriebsphase
Bemusterungsphase
Gewährleistungsphase
Nutzungsphase nach Gewährleistung

Wird keine spezifische Objektphase ausgewählt, ist der öffentliche Ordner standardmäßig in allen Objektphasen sichtbar.

Kundenuploads finden?

Wenn Kunden Dokumente hochladen, werden diese automatisch im Ordner „KUNDENUPLOADS“ gespeichert.

Kundenuploads müssen zunächst geprüft werden. Nach der Prüfung können die Dokumente zur weiteren Verarbeitung in den persönlichen Ordner des jeweiligen Objekts verschoben werden.

Lädt ein Käufer ein Dokument hoch, erscheint folgende Pop-up-Meldung:
„Datei(en) wurde(n) erfolgreich hochgeladen! Bitte beachten Sie, dass Ihr Upload noch geprüft werden muss und somit nicht direkt in Ihrer Docu Box ersichtlich ist.“

Neue Ordner hinzufügen

Oben links finden Sie den Button „NEW“. Mit einem Klick erstellen Sie einen neuen Ordner, der anschließend in der Liste erscheint. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Ordner, wird das Stift-Symbol angezeigt – darüber können Sie den Ordner umbenennen.

Die Sichtbarkeitseinstellungen des Ordners legen Sie im rechten Menü fest (Bereich „Sichtbarkeit“).

Ordner für alle Nutzer sichtbar: Übernehmen Sie die Einstellungen aus dem Ordner „Allgemeine Unterlagen“.
Ordner nur für Nutzer eines bestimmten Objekts sichtbar: Übernehmen Sie die Einstellungen aus dem persönlichen Ordner des jeweiligen Objekts und verschieben Sie den neu erstellten Ordner als Unterordner unter den Hauptordner des entsprechenden Objekts.

Die Sichtbarkeitseinstellungen der vorhandenen Ordner, die Sie als Referenz nutzen möchten, sehen Sie, indem Sie den jeweiligen Ordner anklicken und kurz warten, bis die Einstellungen rechts im Menü geladen sind. Diese Einstellungen können Sie anschließend auf den neuen Ordner übertragen.

E-Mail-Benachrichtigung für Käufer bei Bereitstellung neuer Dokumente.

Ja – die Objekteigentümer erhalte eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn neue Dokumente im persönlichen Ordner hochgeladen werden.

Dokumente, die in öffentlichen Ordnern hochgeladen werden, lösen keine Benachrichtigung aus.

Zugelassene Dateiformate

Beim Upload prüft das System automatisch das Dateiformat der ausgewählten Datei. Dateien, die nicht den freigegebenen Formaten entsprechen, können nicht hochgeladen werden.

Aktuell sind standardmäßig folgende Dateiformate zugelassen:

.png, .jpg, .pdf, .ppt, .doc, .xls, .dxf, .ps, .eps, .xps, .psd, .tif, .tiff, .bmp, .svg, .pages, .ai, .ttf, .txt, .mp3, .mp4

Dokument in mehrere Objekt-Ordner übernehmen

Wenn Sie ein Dokument, das bereits in der Docu Box vorhanden ist, in einen weiteren Ordner übernehmen möchten gehen Sie wie folgt vor:

Dokument auswählen: Klicken Sie das gewünschte Dokument an.
Aktionsfeld öffnen: In der Leiste oberhalb der Dokumente erscheint das Aktionsfeld. Öffnen Sie über den Pfeil rechts oben die vollständige Liste.
Aktion wählen: Wählen Sie „Kopieren“
Zielordner öffnen: Wechseln Sie in den gewünschten Zielordner.
Einfügen: Führen Sie die Aktion „Einfügen“ aus.

Das Dokument wird dadurch im Zielordner dupliziert (das Original bleibt bestehen).

Benachrichtigung Docu_Box

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