Kontakte – Verwaltung von Ansprechpartnern in Ihrer Kundenplattform

Zielgruppe: Endkunden (Rolle Customer)
Zweck: Erklärung der Kontakt-Funktion im Frontend der PROPSTER-Kundenplattform

1. Was ist die Kontakt-Funktion?

Die Kontakt-Funktion ermöglicht es Endkunden, projektbezogene Ansprechpartner direkt in ihrer Kundenplattform zu erfassen und zu verwalten.
Die Funktion steht ausschließlich der Benutzerrolle „Customer“ zur Verfügung.

Sie dient als zentrales, digitales Kontaktbuch für alle projekt- und objektbezogenen Beteiligten.

Die angelegten Kontakte sind objektspezifisch (asset-spezifisch).

Das bedeutet:

• Kontakte sind immer einem konkreten Objekt zugeordnet

• Sind mehrere Customer-User dem gleichen Objekt zugewiesen (z. B. mehrere Käufer einer Wohnung),

  • sehen alle diese User dieselben Kontakte

• Die Kontaktliste ist somit für alle Nutzer eines Objekts identisch

2. Wofür kann die Kontakt-Funktion genutzt werden?

Die Kontakt-Funktion kann während der Bemusterungs-,Gewährleistungs- u. Nutzungsphase des Projekts genutzt werden, z. B.:

• zur Dokumentation aller Projektbeteiligten

• zur Übersicht über externe Dienstleister

• insbesondere während der Gewährleistungsphase, um:

  • Nachunternehmer

  • Handwerker

  • zuständige Firmen für Mängelbehebung
    übersichtlich zu verwalten

Typische Beispiele für Kontakte

• Küchenbauer

• Gartenbauer

• Poolbauer

• Innenarchitekten

• weitere projektbezogene Ansprechpartner

3. Ausgangszustand der Funktion

• Die Kontakt-Funktion ist bei Projektstart vollständig leer

• Sie wird nicht automatisch befüllt

• Die Pflege erfolgt individuell durch den Customer-User

4. Neuen Kontakt anlegen

Oben rechts im Kontaktbereich befindet sich der Button „Neuen Kontakt hinzufügen“.

Nach Klick auf den Button öffnet sich eine Eingabemaske, in der folgende Informationen hinterlegt werden können:

• Position / Rolle (z. B. Fliesenleger, Bauleiter)

• Unternehmen

• Titel

• Vorname

• Nachname

• Adresse

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• Webseite des Unternehmens

Alle Angaben sind darauf ausgelegt, einen Kontakt eindeutig und vollständig zu dokumentieren.

5. Kontakte exportieren (.vcf)

Alle angelegten Kontakte können direkt aus der Kundenplattform als .vcf-Datei exportiert werden.

Das ermöglicht:

• das Speichern der Kontakte im Mobiltelefon

• den Import in ein lokales Adressbuch (z. B. Outlook, Apple Kontakte, Google Kontakte)

So stehen die Ansprechpartner auch außerhalb der Plattform jederzeit zur Verfügung.

6. Hinweis für Projektmanager & Projektadmins

• Die Kontakt-Funktion ist rein kundengetrieben

• Projektmanager und Projektadmins:

  • legen keine Kontakte an

  • bearbeiten diese nicht

• Die Funktion dient der Selbstorganisation der Endkunden und ergänzt Kommunikation, Bemusterung und Gewährleistungsprozesse sinnvoll

7. Zusammenfassung

• Die Kontakt-Funktion steht nur Customer-Usern zur Verfügung

• Sie ermöglicht die strukturierte Verwaltung von projektbezogenen Ansprechpartnern

• Kontakte sind objektspezifisch und für alle User eines Objekts sichtbar

• Ein Export als .vcf-Datei ist jederzeit möglich

• Besonders hilfreich in der Gewährleistungs- und Nachunternehmer-Phase