Zielgruppe: Projektmanager & Projektadmins
Zweck: Erklärung des Prozesses zur Bearbeitung von Mangelmeldungen im PROPSTER Kundenportal
1. Grundvoraussetzungen für Übergaben/ Mangelmeldungen
Damit Mangelmeldungen im Kundenportal erfasst und bearbeitet werden können, müssen die betroffenen Objekte (z. B. Wohnungen) in die Objektphase „Gewährleistung“ verschoben worden sein.
Die Gewährleistungsphase ermöglicht:
die digitale Objektübergabe
die eigenständige Erfassung von Mängeln durch Endkund:innen
die strukturierte Bearbeitung von Mängeln im Backend
2. Übergaben und Mängel im System
In PROPSTER werden sowohl Übergaben als auch Mangelmeldungen als sogenannte Meldungen im System geführt.
Wichtige Unterscheidung
Übergaben
werden explizit als Übergabe gekennzeichnet
enthalten in der Regel mehrere Mängel
Mangelmeldungen
können:
aus einer Übergabe stammen oder
vom Endkunden selbstständig im Portal eingereicht werden
3. Aufsplittung von Übergaben in Einzelmängel
Sobald eine Übergabe abgeschlossen und abgesendet wird:
wird die Übergabe im System gespeichert
alle während der Übergabe erfassten Mängel werden automatisch aufgesplittet
jeder Mangel wird als eigene, separate Meldung angelegt
Diese Einzelmängel können anschließend unabhängig voneinander weiterbearbeitet werden.
4. Initialer Status: „Unbearbeitet / Neue Meldung“
Jede neu eingehende Meldung landet immer zunächst im gleichen Startstatus:
Status:
Unbearbeitet / Neue Meldung
Das gilt für:
Übergaben
alle aus Übergaben aufgeteilten Einzelmängel
Mangelmeldungen, die Endkund:innen selbstständig einreichen
5. Automatische Benachrichtigung bei neuen Meldungen
Mit dem Status „Unbearbeitet / Neue Meldung“ wird automatisch eine Status-E-Mail ausgelöst.
Empfänger dieser E-Mail
Projektmanager
Projektadmins
Zweck der Benachrichtigung
Information darüber, dass eine neue Meldung zur Bearbeitung vorliegt
Sicherstellung, dass keine Mangelmeldung unbeachtet bleibt
Diese E-Mail wird immer automatisch versendet und kann nicht deaktiviert werden.
6. Abarbeitung von Übergaben
Dieser Abschnitt beschreibt, wie Übergaben im System final bearbeitet und abgeschlossen werden.
6.1 Abschluss einer Übergabe nach Vor-Ort-Termin
Nachdem die Übergabe vor Ort auf der Baustelle durchgeführt und vom Kunden direkt (z. B. auf dem Tablet) unterschrieben wurde, klickt der Projektmanager auf „Übergabe erstellen“.
Damit passiert Folgendes im System:
Die Übergabe wird final gespeichert
Alle während der Übergabe erfassten Mängel werden automatisch
in einzelne Mangelmeldungen aufgesplittetDie Übergabe selbst bleibt zusätzlich als eigene Meldung erhalten
6.2 Übergaben im Backend finden
Öffnen Sie das Backend der Kundenplattform
Navigieren Sie links im Menü zu Meldungen
Nutzen Sie die oberen Reiter, um sich ausschließlich Übergaben anzeigen zu lassen
Kennzeichnung von Übergaben
Übergaben sind:
zusätzlich zum Status-Icon
mit einem Symbol einer Hand, die einen Schlüssel übergibt, gekennzeichnet
So lassen sich Übergaben eindeutig von normalen Mangelmeldungen unterscheiden.
6.3 Detailansicht einer Übergabe öffnen
Klicken Sie in der Übersicht auf die Übergabenummer,
erkennbar an einer vorangestellten Raute (#)
In der Detailansicht sehen Sie:
im oberen Drittel des Bildschirms
die verfügbaren Statusoptionen für diese Übergabe
Zu diesem Zeitpunkt befindet sich eine frisch abgeschickte Übergabe im Status:
Unbearbeitet / Neue Meldung
6.4 Übergabe final abschließen und Protokoll versenden
Um die Übergabe sauber abzuschließen, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie den Status
„Übergabe-Protokoll versendet“Klicken Sie rechts daneben auf „E-Mail senden“
Es öffnet sich das E-Mail-Popup.
6.5 Übergabe-Protokoll anhängen und E-Mail konfigurieren
Im E-Mail-Popup:
Fügen Sie unter E-Mail-Attachments das
während der Übergabe generierte Übergabe-Protokoll hinzuAm unteren Ende sehen Sie eine Liste aller in der Übergabe enthaltenen Dokumente
→ Hier sollte ausschließlich das Häkchen beim Übergabe-Protokoll gesetzt seinIn diesem Schritt werden auch üblicherweise Ummeldungsdokumente für Strom, Wasser etc. im Anhang mitgeschickt.
Optional:
E-Mail-Text anpassen
zusätzliche Empfänger hinzufügen
Hinweis zu mehreren Empfängern:
Weitere Empfänger werden über ihre E-Mail-Adresse eingetragen.
Mehrere Adressen werden durch Komma + Leerzeichen getrennt.
Beispiel:pm@projekt.de, bauleiter@unternehmen.de, service@gu.de
6.6 Status auslösen und Übergabe abschließen
Klicken Sie unten rechts im E-Mail-Popup auf „Speichern“
Lösen Sie anschließend den Status aus, indem Sie oben rechts auf
„Meldung speichern “ klicken
6.7 Ergebnis
Alle im E-Mail-Popup hinterlegten Empfänger erhalten:
eine E-Mail-Benachrichtigung
mit dem Übergabe-Protokoll (und ggf. weiteren Anhängen)
Die Übergabe ist damit formal abgeschlossen
Die einzelnen aus der Übergabe entstandenen Mangelmeldungen können nun
separat weiterbearbeitet werden
Sonderfall: Übergabe ohne festgestellte Mängel
Wird im Rahmen einer Übergabe kein Mangel festgestellt und stattdessen ausschließlich der Marker „kein Mangel vorhanden“ gesetzt, ist folgendes Vorgehen empfohlen:
Nachdem das Übergabeprotokoll versendet wurde und die Übergabe damit ordnungsgemäß protokolliert und abgeschlossen ist, sollte zusätzlich im Backend eine Nachbereitung erfolgen:
Navigieren Sie im Backend links zu Meldungen
Wählen Sie oben den Reiter Alle
Filtern Sie nach dem entsprechenden Objekt
Öffnen Sie die Meldung „kein Mangel vorhanden“
Verschieben Sie diese Meldung in den Status
Freimeldung
Wirkung des Status „Freimeldung“
Es wird keine E-Mail ausgelöst
Es erfolgt keine Benachrichtigung
Die Meldung bleibt rein zur Dokumentation im System bestehen
Dieser Schritt dient ausschließlich einer sauberen Übersicht und stellt sicher, dass Übergaben ohne Mängel korrekt dokumentiert und von echten Mangelmeldungen getrennt sind.