Zielgruppe: Projektmanager / Project Admins
Zweck: Erklärung, wie der Datenaustausch mit dem PROPSTER-Setup-Team während des Projekt-Onboardings erfolgt
1. Warum ist der Datenaustausch wichtig?
Damit wir Ihre Kundenplattform korrekt aufbauen und einrichten können, benötigt das PROPSTER-Setup-Team bestimmte projektbezogene Informationen und Unterlagen (z. B. Grundrisse, Produktdaten, Visualisierungen).
Diese Informationen stellen Sie uns gesammelt während des Onboardings zur Verfügung.
2. Der PROPSTER-Space (Google-Datenraum)
Für jedes Projekt richten wir einen eigenen PROPSTER-Space ein.
Dabei handelt es sich um einen Google-Datenraum, der:
projektspezifisch angelegt ist
strukturierte Ordner und Vorlagen enthält
den Datenaustausch transparent und nachvollziehbar organisiert
Der PROPSTER-Space ist die zentrale Ablage für alle onboarding-relevanten Unterlagen.
3. Ordnerstruktur im PROPSTER-Space
Jeder Projekt-Datenraum enthält standardmäßig folgende Ordner:
Logo & Visualisierungen
Grundrisse
Dokumente
Diese Ordner dienen der Ablage aller relevanten Dateien für Plattformaufbau, Konfiguratoren und Visualisierung.
4. Vorbereitete Listen & Dokumente
Zusätzlich enthält der PROPSTER-Space mehrere Listen und Dokumente, die als Vorlagen dienen und von Ihnen befüllt werden:
Topografie
Helpcenter
Produktmatrix
Visualisierungsfragebogen
Fristenliste
Projekt-, Prozess- und Statusverwendung
Feedback-Dokument
PROPSTER-Angebotsvorlage
Diese Dokumente helfen uns, Ihr Projekt strukturiert und effizient umzusetzen.
5. Das Dokument „Projektaufbau“ – Ihr zentraler Einstiegspunkt
Das Dokument „Projektaufbau“ ist eine Übersicht zu allen Ordnern und Vorlagen im PROPSTER Space:
Es enthält Links zu allen relevanten Ordnern und Listen
Es zeigt auf einen Blick:
welche Informationen benötigt werden
wo diese abzulegen sind
In Spalte D sind die jeweiligen Ablageorte (Ordner/Listen) verlinkt.
👉 Dieses Dokument ist direkt im Company Dashboard bei ihrem Projekt verlinkt.
6. Wo finde ich das Projektaufbau-Dokument in der Plattform?
Öffnen Sie das Company-Dashboard
Navigieren sie zur Projektübersicht.
Suchen Sie das entsprechenden Projekt
Beim jeweiligen Projekt finden sie ganz ein graues Dokumenten-Symbol
Über dieses Symbol können Sie das Projektaufbau-Dokument jederzeit aufrufen
So haben Sie jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen zum Onboarding.
7. Erklärungen zu jedem Ordner und Dokument
Innerhalb des Projektaufbau-Dokuments finden Sie:
zu jedem verlinkten Ordner, Dokument oder Ablageort
eine klare Erklärung:
wofür die Informationen verwendet werden
in welcher Form und Qualität sie bereitgestellt werden müssen
Die Erklärungen sind als Notizen in der jeweiligen Zelle hinterlegt. (kleines schwarzes Dreieck)
So ist jederzeit nachvollziehbar, welche Inhalte erwartet werden und wie sie genutzt werden.
8. Unser Ziel
Der strukturierte Datenaustausch über den PROPSTER-Space stellt sicher, dass:
keine Informationen verloren gehen
alle Beteiligten den gleichen Stand haben
Ihre Plattform effizient und korrekt aufgebaut werden kann
Bei Fragen zum Datenraum oder zu einzelnen Dokumenten wenden Sie sich bitte jederzeit an Ihren Projektverantwortlichen oder das PROPSTER-Setup-Team.
Wichtiger Hinweis zur Nutzung der Vorlagen (bitte beachten)
Bitte nutzen Sie ausschließlich die bereitgestellten Online-Vorlagen im PROPSTER-Space und tragen Sie Ihre Informationen direkt dort ein.
Was wir ausdrücklich nicht empfehlen (und bitte vermeiden möchten), da es zu unterschiedlichen Dokumentsänden führt:
Vorlagen herunterladen
lokal in Excel-Dateien befüllen
ausgefüllte Listen per E-Mail zurücksenden
So entstehen schnell mehrere Versionen („Versionierung“) und es ist nicht mehr klar, welche Daten aktuell sind.
Nachträgliche Änderungen
Wenn Sie nachträglich Informationen ändern müssen:
Nehmen Sie die Anpassung direkt in der entsprechenden Online-Vorlage vor
Markieren Sie die geänderte Zelle gelb (damit die Änderung eindeutig erkennbar ist)
Informieren Sie uns anschließend gerne kurz per E-Mail, dass Änderungen vorgenommen wurden
So stellen wir sicher, dass alle Beteiligten jederzeit mit dem aktuellen und gleichen Datenstand arbeiten.