Wie ist der Prozess beim Aufbau einer PROPSTER Plattform?

Übersicht von allen erforderlichen Dokumenten

Im Laufe des Aufbaus Ihrer Plattform werden Sie gebeten, verschiedene Unterlagen bereitzustellen. Diese werden sukzessive vom Projektteam von PROPSTER eingepflegt. Somit können wir alle Funktionen der Plattform für Sie aktivieren. 

In Ihrer Willkommens E-Mail ist in dem Text "DATEN ÜBERMITTELN" dieses Dokument verlinkt: "IHR PROJEKT_Projektaufbau" und in diesem Dokument finden Sie eine Übersicht von benötigten Unterlagen und den Fristen, bis wann diese von Ihnen zur Verfügung gestellt sein sollten, damit wir den geplanten Fertigstellungstermin einhalten können.

Die im Dokument angegebenen Fristen sind für die jeweiligen Projektschritte bindend. Wenn die Projektschritte zu einem späteren Zeitpunkt als angegeben fertiggestellt werden, verschiebt sich der Übergabetermin der fertigen Plattform entsprechend. 

Der Aufbau der Plattform dauert in der Regel 6-8 Wochen. Nach Erhalt der letzten Unterlagen benötigen wir in etwa 14 Tage bis wir Ihre Kunden auf der Plattform freischalten können.

Um mit dem Aufbau zu starten werden diese Unterlagen benötigt

• Corporate Design, Farbcodes und Visualisierungen

• Topografie

• Produktmatrix

Diese Daten sind von Ihnen hochzuladen

• Produktbilder

• Grundrisse

• Bau- und Ausstattungsbeschreibung (BAB)

Diese Vorlagen/Informationen werden von dem PROPSTER Team vorbereitet und müssten von Ihnen nur noch kontrolliert und ggfs. noch angepasst werden

• FAQs und Anleitung
• Angebots- und Rechnungsvorlagen
• Datenschutz und AGBs
• Projektprozess und Statusverwendung

Angebots- und Rechnungsvorlagen

Es existiert eine Vorlage für Angebote und Rechnungen. Das finale PDF enthält selbstverständlich Ihre Unternehmensdetails inklusive dem Firmenlogo. In der Aufbauphase spricht sich das PROPSTER Team mit Ihnen an, wie das Angebot und die Rechnung für Sie angepasst werden soll.

Um zu sehen, wie das Angebot für Sie aussieht, können Sie auch im Projekt Dashboard die Anfragenübersicht öffnen, eine Anfrage bearbeiten und auf der rechten Seite unter "Booster: PDF Invoices" auf "Ansehen" klicken.

Sollten Sie Änderungswünsche oder Anregungen haben, können Sie diese selbstverständlich bei den zuständigen PROPSTER-Ansprechpartner deponieren.

Für die letzten Schritte werden Sie nach diesen Informationen gefragt

• Liste der Professionisten/Subunternehmen

• Empfänger für Benachrichtigungen aus dem System

• Liste der Fristen für Gewerke/Produkte

Fristenliste

In der Fristenliste können Sie Ihre gewünschten Fristen je Gewerk oder Produkt für die Käufer angeben und wir spielen diese bei der Erstaufsetzung für Sie ein.

Gehen Sie wie folgt beim Ausfüllen von der Excel Liste "Fristenliste" vor:

1. In Spalte A tragen Sie den Titel der Frist ein. (z.B. Änderungen von Bodenbelägen)

2. In Spalte B tragen Sie das betroffene Gewerk bzw. die betroffene Produktkategorie ein. (z.B. Parkettkonfigurator)

3. In Spalte C tragen Sie eine kurze Beschreibung ein. (z.B.: "Bitte beachten Sie, dass nachträgliche Änderungen nur gegen Aufpreis /Mehraufwand möglich sind. Sämtliche Änderungen sind nach diesem Datum gesondert zu betrachten. Die angeführten Preise im Konfigurator haben für eine spätere Änderung keine Gültigkeit.")

4. In Spalte D tragen Sie den gewünschten Stichtag ein. (z.B. 31.12.2022)

5. In Spalte E tragen Sie alle Appartments/Häuser ein, für welche die Frist gilt. (z.B. "Top/Wohnung 1, Top/Wohnung 3"; "Geschoss 1"; "Alle")

 

Die Fristen können Sie mit Ihren Bearbeitungsrechten im Nachhinein selbständig im Projekt Dashboard bearbeiten, lesen Sie in diesem Artikel nach, wie Sie dies machen können. 

Nach Ablauf der Frist können Kunden für das jeweilige Gewerk keine Anfragen mehr abschicken, die jeweiligen Fristen sind den Käufern unter dem Menüpunkt "Fristenliste" stets ersichtlich.

Schulungsplan

• Meeting: Kick-off

Zu Beginn gibt es ein Kick-Off Meeting als Übergabe von Ihrem Projekt an das PROPSTER Team. In diesem Termin wird der Aufbau und Umfang des Projektes mit dem zuständigen Onboarding Manager besprochen. Wichtig ist, dass PROPSTER Ihre Fristen kennt und somit eine Plan für den Aufbau erstellen kann. Bei diesem Meeting nimmt auch ein Customer Success Manager teil, um von Beginn an, Ihre Wünsche und Anforderungen zu verstehen.

• Onboarding Meetings (insgesamt 6)

Onboarding Meetings finden an einem, zu Projektstart gemeinsam vereinbarten wöchentlichen Fixterminen statt. (z.B. jeweils Dienstag 14:00-15:00). 

Die Teilnahme an den Schulungsterminen ist verpflichtend für Ihre/n Hauptansprechpartner. Der Hauptansprechpartner ist verantwortlich für Entscheidungen, welche während des Projektaufbaus getroffen werden müssen.

Termine 1-4 finden in den ersten vier Wochen nach Projektstart statt. 

Termine 5 und 6 richten sich nach dem Fortschritt im Projektaufbau und sind abhängig von den Projektschritten. Vor dem letzten Termin wird das Projekt vom PROPSTER Team sowie von Ihnen getestet um in dem letzten Termin die Produktübernahme durchführen zu können. 

Dabei werden offene Punkte notiert, die von PROSPTER noch zu erledigen sind, und beide Parteien unterschreiben, dass das Projekt fertig aufgebaut wurde und von Ihnen übernommen worden ist. Änderungen am Projekt das online ist und welche nicht im Dokumente notiert sind können nur kostenpflichtig von PROPSTER geändert werden. Beispielsweise gänzliche Änderung des Konfiguratoraufbaus.

Die Schulungstermine dienen ebenso einem wöchentlichen Jour Fixe, wo Fragen zum Projektaufbau besprochen werden können. Zusätzliche kurze Feedback-Termine (< 1/2h) können flexibel vereinbart werden.

Ihre Ansprechpartner bei PROPSTER

• Helpdesk Team

  • Das Helpdesk Team unterstützt Sie dabei, Ihre Bemusterungs Plattform basierend auf Ihrem Projekt aufzubauen und ist Montag bis Freitag von 9:00 - 17:00 Uhr unter helpdesk@propster.tech für Sie erreichbar.

• Onboarding Manager 

  • Der Onboarding Manager hilft Ihnen dabei Ihre Prozesse und Abläufe richtig auf der Bemusterungs Plattform abbilden zu können und erklärt Ihnen in den einzelnen Onboardings die Kernfunktionen der Plattform.

• Customer Success Manager 

  • Angebote und Rechnungen (Sales)

  • Angebote für Mehrarbeit und allgemeine Betreuung von Kunden

Company Dashboard by PROPSTER

Mit der PROPSTER Base Lizenz erhalten Sie Zugang zu unserem PROPSTER Company Dashboard . Ob dieses Features Ihnen zur Verfügung steht, können Sie in Ihrem Vertrag überprüfen.

Hier können Sie:

• dem PROPSTER Team ein neues Projekt kommunizieren (Projekte - neues Projekt hinzufügen)

• Benachrichtigungen bekommen, wenn Ihr Team ein neues Projekt dem PROPSTER Team kommuniziert hat

• Überblick über die Projekte erhalten, Status der Anfragen und Message Box Nachrichten einsehen

• Reports erstellen

• ggfs. den gleichen Zugang weiteren Personen gewähren (weitere Benutzer hinzufügen)

Bei Fragen oder Unklarheiten kontaktieren Sie Ihre PROPSTER Ansprechpartner.