Wie werden gemeldete Mängel bearbeitet?
Mängel werden in Form von Meldungen auf der Plattform registriert. Diese Meldungen können entweder bei der Wohnungsübergabe angelegt oder später durch den Käufer eingetragen werden. Die Meldungen können im Projekt Dashboard bearbeitet werden. Wie Sie dabei vorgehen müssen, werden wir im Folgenden Schritt für Schritt erklären.
1. Schritt: Öffnen Sie den Menüpunkt "Meldungen/Mängel verwalten" im Projekt Dashboard.
Die Übersicht öffnet automatisch die Meldungen mit dem Status "Neuer Mangel".
2. Schritt: Klicken Sie auf die Meldungsnummer.

Sie sehen nun eine Übersicht, die das Datum und die Uhrzeit der Erstellung, die betroffene Wohnung, den Status, die Kontaktdetails des Käufers sowie die Details des Mangels anzeigt.
Scrollen Sie hinunter zur Übersicht um den dokumentierten Mangel im Grundriss einzusehen. Klicken Sie auf das Grundrissbild um die Markierung zu sehen.

Welche Bedeutung haben die Statussymbole?
Im Rahmen des Weiterverarbeitungsprozesses können Sie den aktuellen Status der Meldung wählen. Sie können alle, einige oder nur "Neuer Mangel" und "Behoben" verwenden, die Entscheidung liegt bei Ihnen. Durch die Verwendung von Status wird ersichtlich, in welcher Phase sich die Bearbeitung der Meldung befindet. Die dargestellten Statussymbole und Ihre Verwendung wird Ihnen nun im Detail erläutert.

Neuer Mangel
Dieser Status wird automatisch erstellt sobald ein neuer Mangel registriert wurde.
Übergabeprotokoll versendet
Den Status "Übergabeprotokoll versendet" können Sie wählen, wenn Sie dem Kunden das Übergabeprotokoll übermittelt haben. Während der Statusbearbeitung können Sie eine E-Mail an den Kunden verfassen und das Übergabeprotokoll generieren.
Im Aktionsfenster können Sie ein eigenes Protokoll anhängen,oder das vorgefertigte Dokument nutzen. Zusätzlich können Sie eine Frist setzen, sowie weitere Anhänge mitsenden.

Das Übergabeprotokoll können Sie auf der rechten Seite unter "Booster: PDF Invoices" mittels klicken auf "Erstellen" generieren.
Nach erfolgreicher Erstellung können Sie das Dokument ansehen, in dem Sie auf "Ansehen" klicken. Das Dokument öffnet sich nun in einem neuen Fenster.
Beachten Sie, dass Sie eine Meldung immer speichern müssen, damit alle Aktionen (z.B. E-Mail Versand) durchgeführt werden.

Interne Prüfung
Den Status "Interne Prüfung" können Sie nutzen, wenn Sie die im Rahmen der Wohnungsübergabe aufgenommenen Mängel intern prüfen lassen möchten. Sie wählen hier den dafür vorgesehenen Benutzer im Aktionsfenster aus, setzen eine Frist und erläutern durch das Titel- und Textfeld den zu überprüfenden Mangel.

Indem Sie die Meldung speichern, übermitteln Sie die Informationen an den gewünschten Kollegen, der nun die Information zur Überprüfung des Mangels erhält.
Externe Prüfung
Die externe Prüfung dient zur Revision des Mangels und zur Setzung von ersten Maßnahmen, um diesen zu beheben. Auch hier wird der Mangel zur Prüfung an die zuständigen Personen per E-Mail versendet. Alle für diesen Prozess relevanten Benutzer sollten hierfür im System angelegt sein. Wenn Sie einen neuen Kontakt hinzufügen möchten, kontaktieren Sie bitte das PROPSTER Team unter helpdesk@propster.tech.

Nachfristen
Sie haben drei Statussymbole für bis zu 3 Nachfristen zur Auswahl.

Die Nachfristen leiten sich aus der externen Prüfung ab. Sofern Anfragen zur externen Prüfung eines Mangels nicht fristgerecht behandelt werden, können Sie insgesamt bis zu drei Nachfristen veranlassen. Sollte die Prüfung und Ausführung des Vorhabens bis dahin nicht abgeschlossen sein, können sie eine Ersatzvornahme einleiten.
Ersatzvornahme
Der Status "Ersatzvornahme" verhält sich im Prinzip gleich wie die externe Prüfung. Sie kommunizieren diese durch das E-Mail Feld an den gewünschten Nachunternehmer und durchlaufen den gleichen Prozess.

Keine Mängel
Im Status „Kein Mangel“ können sie kommunizieren, dass keine Mängel vorgefunden wurden. Hierfür geben Sie in das Aktionsfeld eine Begründung ein, sprich eine Beschreibung und speichern anschließend die Meldung und aktivieren somit den Status.

Behoben
Der Status „Behoben“ ermöglicht Ihnen die Dokumentation der Behebung des Mangels und die Übermittlung der Information an Kollegen und an Ihren Kunden.
Erläuterung der rechten Menüspalte

Auf der rechten Seite finden Sie eine Box mit dem Namen "Booster: PDF Invoices". Durch das Klicken des Buttons "Erstellen" ("Übergabeprotokoll" oder "Meldung Details") können Sie automatisch generierte Dokumente erstellen. Das Layout dieser Dokumente kann individuell an Sie angepasst werden. Dies besprechen Sie bitte immer mit dem PROPSTER Team.
Nach Erstellung dieser Dokumente können diese mit einem Status versendet oder als PDF abgespeichert und ausgedruckt werden.
Durch das Klicken des Buttons „Hinzufügen“ (unter „Dateien“) können Sie weitere, mit der Mangelmeldung verbundene Dokumente hinzufügen. Somit sind dann immer bei der jeweiligen Meldung alle Dokumente abgelegt.

Beim dritten und letzten Punkt (Anmerkungen zur Mängelmeldung) können Sie interne Anmerkungen hinzufügen, um diese zu dokumentieren. Mithilfe des Dropdown-Menüs können Sie zwischen „Private Anmerkung“ und “Hinweis an Kunden“ unterscheiden. Wenn Sie hier “Hinweis an Kunden“ auswählen, übermitteln Sie dem Kunden einen öffentlichen Hinweis. PROPSTER empfiehlt diese Funktion ausschließlich für interne Anmerkungen anzuwenden.

Weitere Fragen oder Unklarheiten?
Kontaktieren Sie Ihre PROPSTER Ansprechpartner, um weitere Fragen oder Unklarheiten zu klären.
Beiträge in diesem Abschnitt
- Wie kann ich Produkte im Dashboard bearbeiten?
- Wie können Benutzer Objekten zugeordnet werden?
- Wie kann ich meinen Kundinnen und Kunden Zugang zur Plattform gewähren?
- Wie kann der Konfigurator zur Bemusterung strukturiert werden?
- Wie kann ich Message Box Nachrichten einem Objekt zuordnen?
- Wie kann ich den MessageBox Nachrichtenverlauf als PDF abspeichern?
- Wie erstelle oder bearbeite ich einen Konfigurator?
- Anfragenbearbeitung - E-Mails manuell versenden
- Datum für Angebotsstellung
- Zwischensummen je Kategorie im Angebot