Detaillierte Erklärung der Anfragenstatussymbole

Allgemeine Informationen

Unter dem Menüpunkt "Produkt Anfragen" in Ihrem Projekt Dashboard haben Sie die Möglichkeit, Ihre Anfragen übersichtlich zu verwalten.

Klicken Sie auf die Nummer einer Anfrage, um die Übersicht der jeweiligen Anfrage/Bemusterung zu öffnen.

Ein Anfragenstatus hilft Ihnen zu dokumentieren, in welchem Stadium sich die Anfragenbearbeitung zum jeweiligen Zeitpunkt befindet. Jeder Anfragenstatus kann beliebig gewählt werden. Bei Bedarf können die Statussymbole beliebig umbenannt werden. Sämtliche Dokumente und Benachrichtigungen, die in Zusammenhang mit einem Status stehen, können adaptiert und an Sie individuell angepasst werden.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine Aktion in einer Anfrage durchführen möchten, müssen Sie die Anfrage immer abspeichern. Erst dann kann die Aktion durchgeführt werden. Es ist beliebig einstellbar wer zu welchem Zeitpunkt eine E-Mail oder Benachrichtigung bekommt. Beispielsweise ist es möglich einen Kunden erst dann zu einem Vorgang zu benachrichtigen, wenn der dafür zuständige Kollege diese Anfrage intern bearbeitet hat.

Im Bearbeitungsmodus der Anfrage finden Sie eine Auflistung der verschiedenen Phasen, die eine Anfrage durchlaufen kann.

Wir empfehlen Ihnen bei Ihrem ersten Projekt weniger Statuse zu verwenden. Unser allgemeiner Vorschlag wäre: Neue Bemusterung/Neue Anfrage, Angebot zur Freigabe, Storniert und Fertiggestellt. Natürlich können Sie gerne auch andere Statuse nutzen, wenn diese Ihrem internen Prozess besser passen.

Der Status "Neue Anfrage" ist aktiv, wenn eine neue Anfrage/Bemusterung eingetroffen ist. Diese sollte ehest möglich bearbeitet werden. Ihr Kunde erhält eine Benachrichtigung, sobald sich der Status ändert, um ihn über den Verlauf seiner Anfrage zu informieren.

Nach erfolgreicher Prüfung kann das Angebot an den Käufer übermittelt werden. Auch hier haben Sie die Möglichkeit eine Frist zu setzen, zu welcher ein Käufer das Angebot unterfertigen soll.

Variante 1: Versandt durch ein vorgeneriertes Angebot

Variante 2: Versandt durch ein manuell hinzugefügtes Angebot

Sobald Ihnen der Käufer die Angebotsbestätigung übermittelt hat, können Sie dies durch den Status „Freigabe der Anfrage“ dokumentieren. Bei Bedarf können Sie die Bestätigung über E-Mail-Funktion intern zur Information weitergeben. Dies dient der internen sowie externen Dokumentation. Sie können somit sowohl einen Kollegen, Generalunternehmer aber auch Kunden über etwaige Prozessschritte informieren.

Der Status „Storniert/Abgebrochen“ findet Anwendung, wenn sich der Käufer während dem Anfrageprozess umentschieden hat und von seiner Auswahl zurücktreten möchte. Möchte der Käufer seine Auswahl für ein oder mehrere Gewerke nochmals neu treffen, können Sie diesen Status verwenden, um die Sperre der Gewerke aufzuheben. Die ursprüngliche Auswahl des Käufers ist somit weiterhin ersichtlich und für Ihre Dokumentation abrufbar.

Der Kunde wird über den Storno informiert und die Gewerke werden ihm wieder freigeschalten. Dies bezieht sich immer auf eine gesamte Anfrage, d.h. alle Inhalte des Warenkorbs. Möchte man allerdings nur ein einzelnes Produkt ablehnen, so kann dies über die finale Revision getan werden. Diese erscheint im Zuge des Storniert/Abgebrochen Feld in der Anfrage

In der Bearbeitungsmaske der finalen Revision können Sie eine Begründung angeben, weshalb das Produkt storniert werden soll.

Nach Abschluss aller Vorgänge, die diese Anfrage betreffen können Sie die Anfrage für sich als "fertiggestellt" markieren. Wer die Benachrichtigung zur Fertigstellung erhalten soll, können Sie im E-Mail-Fenster bei den Empfängern beliebig einstellen.

Wichtig ist, dass Ihnen die Statussymbole helfen, Anfragen effizienter zu bearbeiten. Aus diesem Grund können Sie die Arbeit mit diesen individuell ausgestalten und an Ihre internen Prozesse anpassen. Allgemein empfehlen wir, die gebotenen Möglichkeiten zu nutzen und Ihren bisherigen Bemusterungsprozess mithilfe der Optionen im Projekt Dashboard anzupassen. Falls weitere Fragen oder Unklarheiten zur Anfragenbearbeitung bestehen, können Sie sich selbstverständlich an Ihre Ansprechpartner bei PROPSTER wenden. Gerne helfen wir Ihnen mit dem Projekt Dashboard zu arbeiten und damit in weiterer Folge Kosten, Zeit und Ärger zu sparen.